01Сначала определите, какие записи ведёт ваш бизнес
Учёт шире списка выставленных счетов. KVK относит к деловой администрации входящие и исходящие счета, банковские документы, договоры, переписку и налоговые материалы. Программа должна помогать организовать именно ваши операции, а не навязывать функции, которыми вы не пользуетесь.
Опишите обычный путь документа: предложение клиенту, счёт, оплата, расход и передача сведений для декларации. Если часть работы выполняет бухгалтер, заранее определите, какие данные ведёте вы и какие получает специалист.
02Проверьте работу со счетами и НДС
Business.gov.nl объясняет требования к счетам: для соответствующих операций важны реквизиты сторон, дата, номер, описание поставки и применимые сведения о НДС. Не все счета одинаковы: правила могут отличаться для международных операций или освобождений.
При выборе программы проверьте, позволяет ли она составить корректный счёт для вашей деятельности и сохранить исходный документ. Автоматическая категория НДС удобна, но ответственность за правильный выбор не исчезает. При сложных продажах попросите бухгалтера проверить настройку до массовой отправки счетов.
03Сохраняйте рабочий цифровой учёт после смены сервиса
Базовые данные делового учёта обычно нужно хранить не менее 7 лет. Для сведений о недвижимости действует срок 10 лет; 10-летний срок также применяется к операциям по Union scheme или Import scheme системы OSS. Обязанность сохраняется и после прекращения бизнеса.
Если данные создавались цифровым способом, одной распечатки недостаточно. Файлы и связанные программы должны оставаться доступными и пригодными для проверки. Счета сохраняйте в той форме, в которой они были отправлены или получены, вместе с содержащейся в них информацией.
До выбора программы проверьте полный экспорт счетов, вложений, банковских операций и главной книги, а также способ открыть архив после отмены подписки. Зафиксируйте администратора учётной записи и периодически проверяйте восстановление экспорта, а не только наличие кнопки скачивания.
04Сравните полную стоимость рабочего процесса
Цена подписки — лишь часть решения. Сравните ограничения по числу счетов, пользователям, банковским подключениям, поддержке и экспорту. Иногда дешёвый план требует больше ручной работы или отдельной оплаты функций, которые нужны каждый месяц.
На LiveInNL пока нет действующих предложений программ. Страница даёт критерии для сравнения, а конкретные цены и условия нужно проверять у поставщика непосредственно перед выбором.
