01Bepaal welk werk u nodig hebt
Maak onderscheid tussen dagelijkse boekhouding, periodieke controle, btw-aangiften, jaarwerk, loonadministratie en advies. Niet iedere onderneming heeft voor elke taak een accountant nodig, maar ingewikkelde of wettelijk voorbehouden werkzaamheden kunnen specifieke deskundigheid vereisen.
Beschrijf uw rechtsvorm, het aantal transacties, de gebruikte software, aangifteperioden en gewenste werktaal. Spreek af wie facturen verzamelt, de bank controleert, aangiften voorbereidt en betaaltermijnen bewaakt.
02Onderscheid een boekhouder van de beschermde accountantstitel
Voor gewone administratie kan een boekhouder passen, maar AA, RA en de benaming accountant zijn wettelijk beschermd. Controleer in het openbare NBA-register of iemand als accountant staat ingeschreven en vergelijk naam en titel. Een website, beoordeling of buitenlands diploma vervangt die controle niet.
Vraag naar ervaring met uw rechtsvorm, branche, btw-situatie en internationale transacties. Kies niet alleen op titel, maar besteed ingewikkeld of voorbehouden werk ook niet uit zonder de passende deskundigheid te controleren.
03Vraag een afgebakende offerte en werkafspraken
Beschrijf hoeveel transacties en aangiften u verwacht, welke software u gebruikt en welk deel van de administratie al op orde is. Vraag vervolgens wat wel en niet in het tarief zit, welke stukken u aanlevert en wie deadlines bewaakt.
Leg responstijden, extra werkzaamheden, indexatie, beëindiging en overdracht van het dossier vast. Een laag starttarief is niet goed vergelijkbaar als correcties, advies of jaarafsluiting apart worden berekend.
04Behoud zelf toegang en verantwoordelijkheid
Ook wanneer u werk uitbesteedt, blijft u verantwoordelijk voor juiste en tijdige informatie. Geef nooit uw DigiD-gebruikersnaam, wachtwoord, pincode of app. Gebruik een officiële machtiging voor de benodigde taak en periode en spreek een veilige manier af om documenten te delen.
Zorg dat u administratie, ingediende aangiften en verzendbevestigingen kunt terugkrijgen wanneer de samenwerking eindigt. Controleer actieve machtigingen en trek ongebruikte machtigingen in als u van uitvoerder wisselt.
